тел.: +375 29 3384579, 8545973
e-mail: auditor001@yandex.by
аудитор-предприниматель
1. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА
1.1. Составьте тендерное предложение для проведения аудита;
1.2. Заполните анкеты для определения трудоёмкости и предварительной стоимости аудиторской проверки[anketa.xls];
1.3. Изучите полученные коммерческие предложения;
1.4. Определитесь с выбором аудитора (аудиторской компании), вида и сроков аудиторской проверки;
1.5. Заключите договора с аудитором;
1.6. В отчёте по результатам аудита, составленном в соответствии с национальными правилами аудиторской деятельности, излагаются:
- проведённые аудиторские процедуры;
- выявленные нарушения требований действующего законодательства Республики Беларусь в ведении бухгалтерского и налогового учёта и отчётности, других нормативных актов (с их указанием);
- рекомендации по исправлению ошибок и упущений.
2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ
2.1. Сделайте копию архивного компьютерного файла с базой бухгалтерии “1с: Бухгалтерия 7.7”;
2.2. При наличии других программных продуктов – обеспечьте доступ аудитора к ним;
2.3. При использовании журнально-ордерной системы бухгалтерского учёта – сделайте бумажную, фото- или электронную копию главной книги;
3. ПЕРЕЧЕНЬ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АУДИТОРА, ЗАВЕРЕННЫХ ПЕЧАТЬЮ И ПОДПИСЬЮ ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА
3.1. Учётная политика +внутренний план счетов и график документооборота;
3.2. Годовая бухгалтерская отчётность (все 4 формы) и примечания;
3.3. Копии налоговых деклараций по НДС, налогу на прибыль, земельному налогу, налогу на недвижимость и др.;
3.4. Заявление менеджмента (на бланке Вашей организации) (в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 № 78);
3.5. Копия свидетельства о государственной регистрации организации;
4. ПЕРЕЧЕНЬ ЗАПРАШИВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ – по вопросам аудита
4.1. Подготовьте все запрашиваемые документы;
К началу аудиторской проверки Вы должны быть подготовлены на все 100%:
- первичные бухгалтерские документы должны быть систематизированы, сшиты;
- бухгалтерские и налоговые регистры должны быть распечатаны и подписаны главным бухгалтером;
- копии регистрационных документов, учётная политика и другие внутренние регламентирующие документы должны быть подготовлены к приходу аудитора.
4.2. Получите запрос от аудитора на предоставление документов (до начала аудиторской проверки);
4.3. Изучите запрос, полученный от аудитора, и если Вам не ясны мотивы того или иного запроса, не стесняйтесь задать вопрос о причине. Все запросы аудитора строго регламентированы аудиторскими стандартами и при необходимости Вам будет указан номер постановления Министерства финансов Республики Беларусь.
4.4. Старайтесь не нарушать установленных сроков подачи документов, это показатель уровня Вашей дисциплинированности и ответственности;
4.5. Подготовьте только те запрашиваемые аудитором документы, которые у Вас реально имеются и используются в компании. Аудитор, не зная документооборота клиента, направляет шаблонный запрос. Не стоит восстанавливать документы, которых у Вас в принципе нет, поскольку это может Вас запутать и привести к ошибкам;
4.6. Не надо копировать все перечисленные в запросе аудитора документы. Аудитор работает зачастую с оригиналами и при необходимости делает с них копии. Копии подшиваются в дело клиента и являются рабочими документами аудитора, подтверждающими выполненный объём работ.
4.7. Не затягивайте выдачу аудитору ответы на запросы.
Поскольку сроки аудиторской проверки сжаты, неприемлемо затягивать выдачу документов и прочих разъяснений по запросам аудитора более чем на день. Если задержек не избежать, своевременно сообщите об этом аудитору.
5. СОВЕТЫ ГЛАВНОМУ БУХГАЛТЕРУ
Для эффективной работы аудитору необходимо создать нормальные условия труда.
Условия труда зачастую влияют на эмоциональное состояние аудитора и на качество его работы. Конечно, аудитор - профессионал сможет работать в любых созданных для него условиях. Тем не менее, приглашая аудитора и ожидая от них эффективного результата, Ваша задача - минимизировать неудобства, которые могут возникнуть у них при работе в Вашей организации.
I. Пропускная система
Не секрет, что знакомство с компанией аудитор начинает с проходной. Не редки случаи, когда в компаниях процесс оформления пропусков затягивается. Поэтому во избежание недоразумений в первый же день аудиторской проверки, закажите заранее для аудитора пропуск на всё время его работы на территории Вашей компании.
II. Организация рабочего места
а. Заблаговременно организуйте для аудитора рабочее место - в идеале это отдельная комната на одном этаже с бухгалтерией компании. Не стоит размещать аудитора в одном помещении с бухгалтерией или с Вами, поскольку это вызовет ненужное напряжение либо аудитор будет отвлекаться на вопросы бухгалтеров (для ответов предусмотрите паузу на кофе/чай в 11 часов утра вместо утренней гимнастики).
б. Позаботьтесь, чтобы в комнате был телефон и компьютер с актуальным на момент проверки архивом бухгалтерской программы (сетевые версии тормозят), если позволит служба безопасности, установите архив на ноутбуки аудитора. При внесении корректировок в учёт, архив нужно обновить.
в. Помимо атрибутов рабочего места (бумага, карандаши, стикеры, степлеры, принтер-ксерокс и др.) распорядитесь, чтобы в комнату аудитора принесли чашки, чай, кофе, сахар и воду (без излишеств и хлебно-кондитерских изделий).
6. ПРАВИЛА ОБЩЕНИЯ С АУДИТОРОМ.
Зачастую при сообщении о начале аудиторской проверки, в бухгалтерии компании зарождается лёгкая паника, поскольку внимание акцентируется на слове "проверка".
Противостояние аудитору вместо сотрудничества может навредить компании. Аудитор ставит своей задачей не сбор отрицательных фактов и накопление компрометирующих материалов на руководство компании, а выявление недочётов и рисков в бухгалтерской и финансовой работе компании, внесение конкретных предложений по их устранению (минимизации) и недопущению в дальнейшем. Поэтому в интересах главного бухгалтера наладить комфортное общение с аудитором.
6.1. При встрече с аудитором представьтесь и обменяйтесь визитными карточками;
6.2. Прежде всего определите ключевого работника, который будет контактировать с аудитором. Кто-то один в компании (чаще всего – сам главный бухгалтер) должен владеть всей необходимой информацией;
6.3. Представьте аудитора своим работникам. Расскажите о структуре Вашей бухгалтерской службы (кто отвечает за какой участок учёта) и о системе хранения документов (что и где искать). При обоюдном желании проведите аудитора по другим службам и отделам (кадровая служба, юристы, программисты и т.д.);
6.4. Заранее подготовьте для аудитора список внутренних номеров телефонов, своим же работникам назовите внутренний номер телефона, установленного в комнате аудитора;
6.5. Аудитор под каждую аудиторскую процедуру собирает рабочие документы, поэтому ему потребуется принтер и копировальный аппарат. Если желаете контролировать процесс копирования документов, то предоставьте аудиторам в пользование технику, расположенную непосредственно в бухгалтерии. Заранее обговорите, какие документы составляют для Вас коммерческую тайну и не подлежат выносу за пределы компании;
6.6. Общение с аудитором следует построить в письменной форме. Позаботьтесь о том, чтобы аудитор представлял Вам свои запросы заблаговременно и в письменной форме, с указанием граничных сроков подачи документов или информации. Бухгалтерия должна продолжать спокойно выполнять свои обязанности. Зачастую работа бухгалтерии сводится к постоянному предоставлению копий документов, бухгалтерских регистров и различных пояснений.
6.7. При общении с аудитором старайтесь сохранять спокойствие и любезность.
Договоритесь с аудитором, чтобы вопросы от него первоначально в режиме "одного окна" попадали к Вам. Изучив вопрос, Вы передадите его для подготовки ответа ответственному работнику бухгалтерии и затем уже аудитору;
6.8. Проинструктируйте своих подчинённых на предмет общения с аудитором. Ни к чему устраивать "испорченный телефон", и если работник не компетентен в каком-то вопросе, то он должен переадресовать вопрос аудитора Вам;
6.9. На поставленные аудитором вопросы отвечайте чётко, при необходимости попросите время на уточнение ответа и подготовку подтверждающих документов;
6.10. Договоритесь о проведении установочных встреч с аудитором, например, раз в день в удобное для обоих сторон время. Таким образом, Вы устанавливаете некий “экран проверки”: контролируете своевременность выполнения аудитором своих обязательств и одновременно получаете обратную связь о своевременности предоставления с Вашей стороны документов, информации и т.д.;
РЕЗЮМЕ
Любой собственник заинтересован в том, чтоб результаты аудиторской проверки оказались положительными. Но достигать этого благодаря договоренностям с аудитором, как это часто практикуют собственники бизнеса в отношениях с контролирующими органами, - перечёркивает саму природу аудиторской проверки. Не забывайте, что настоящий аудитор всегда остаётся независимым по отношению к Вам, к проверяемой организации, Вашим просьбам где-то что-то подчистить, не заметить, сделать скидку.
В конце концов, если Вы заинтересованы получить реальную и независимую картину финансового состояния Вашей организации, вы должны подготовиться к проверке, перепроверить себя самостоятельно. Тогда шансы положительного эффекта от аудита значительно возрастают.