Аудит рекомендуется проводить при увольнении директора или главного бухгалтера как лиц, определяющих финансовую политику организации.
При смене руководителя необходимо произвести передачу документов и дел от прежнего руководителя новому по акту приёма-передачи документов и дел (часть первая п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) и в обязательном порядке провести инвентаризацию на день приёма-передачи дел (п.6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утверждённой постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180).
Для минимизации вопросов к увольняющемуся директору и обоснованности выплаты выходного пособия (компенсации, предусмотренной контрактом) рекомендуется провести аудит достоверности бухгалтерской (финансовой) отчётности на последнюю отчётную дату (бухгалтерский баланс должен составляться ежемесячно – не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчётным!), обратив особое внимание на правильность определения финансовых результатов и достоверность учёта расчётов.
Согласно п.6 Положения о главных бухгалтерах (утверждённого постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 № 59 и действующего до сих пор, поскольку его не отменили) указано, что передача дел при назначении нового работника оформляется актом после проверки состояния бухучёта и отчётности. Для проведения подобной оценки целесообразно прибегнуть к услугам аудитора, которого выберет не главный бухгалтер (что из-за недосмотра руководства происходит в 60% организаций), а руководитель или собственник предприятия, поскольку именно они заинтересованы в оценке реального положения дел. В итоге организация получит независимое аудиторское заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учёта и отчётности.
Если это по тем или иным причинам окажется невозможно, то вновь назначенному главному бухгалтеру придётся:
- самостоятельно проверить состояние учёта и отчётности путём инвентаризации активов и обязательств, прежде всего в ходе сверки с контрагентами (Вас ждут неприятные открытия!) и налоговой инспекцией (главному бухгалтеру очень часто не жалко денег Вашей организации, чтобы, получая приличную зарплату, кредитовать и бюджет!);
- сдавать налоговые декларации (расчёты) за все 12 месяцев, а этот период включает то время, когда новый работник ещё не работал в этой должности;
При аудите и при проверке финансового состояния, постановки учёта и отчётности особое внимание уделяется проверке следующих документов:
– устав, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета);
– учётная политика, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, система документооборота;
– бухгалтерская и налоговая отчётность за 3 последних календарных года (за этот период возможны административные штрафы!) и за текущий год (те периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить);
– выписки по счетам в банке, договоры, акты сверки расчётов и другие документы расчётного характера;
– регистры бухгалтерского и налогового учёта;
– материалы инвентаризаций (достоверность сальдо расчётов, особенно с прочими дебиторами и кредиторами; правильно начисления и списания доходов и расходов будущих периодов и пр.);
– акты аудиторских, налоговых и иных проверок за последние 3 года;
– акты сверки по расчётам с бюджетом, Фондом социальной защиты и РУСПП “Белгосстрах” (проводится сверка начисления и уплаты налогов и обязательных страховых взносов на дату проведения аудита!);
– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в правоохранительные органы;
– материалы претензий, жалоб, судебных разбирательств с контрагентами, работниками или контролирующими органами, в которых организация на дату аудита принимает участие.